CRM-Funktionen für das ganze Unternehmen

Das Telefon klingelt - möglicherweise bei der Zentrale oder beim Vertriebsmitarbeiter oder bei der Vorstandsassistenz. Bereits beim ersten Klingeln sehen Sie auf dem Bildschirm den Namen und die Firma des Anrufers. Sie wissen, wann der letzte Kundenkontakt stattgefunden hat und können z. B. die Frage nach der laufenden Bestellung kompetent beantworten.

Wie das funktioniert

Die CRM-Software sammelt als zentrale Plattform alle Informationen. Neue Informationen werden einfach dem jeweiligen Kunden zugeordnet: Anrufe, E-Mails, Termine, Projekte, Bestellungen, Geburtstage, Lieblingsfarbe oder was immer relevant ist. So pflegt jeder Mitarbeiter die vollständigen, chronologischen Kundenakten - das Herzstück Ihrer CRM-Software. Keine Information geht mehr verloren.

Die Funktionen im Detail

Das Cockpit

  • Das Cockpit ist individuell einstellbar und bietet einen schnellen Überblick über wichtige Informationen.
  • Das "Unternehmens-Cockpit" kann auf Daten aus dem gesamten Datenbestand zugreifen und diese anzeigen.
  • Cockpits können wie Navigatoren gespeichert werden, etwa zum Erstellen von Vertriebs-Cockpits, Marketing-Cockpits und Support-Cockpits.
  • Mitarbeiter legen ein eigenes Cockpit aus vielen vorgefertigten Bausteinen an, wie z. B. meine delegierten Aufgaben oder Geburtstage der nächsten Zeit.

Adressmanagement mit Social Media Integration

  • Unstrukturierte Kontaktinformationen werden in den Adress-Assistenten kopiert und zu strukturierten Adressdatensätzen verwandelt. Nach einer Dublettenprüfung wird die Adresse direkt im CRM-System angelegt.
  • Adressen können nach Adresstyp, z. B. Firmenadresse oder Ansprechpartner, verwaltet werden. Kategorisierungen, Kundennummern-Vergabe und Eingabehilfen ermöglichen die einfache Zuordnung.
  • Beim Anlegen einer Adresse findet eine Konsistenzprüfung statt für z. B. PLZ/Ort/Bundesland/Land oder Vorname/Anrede. Die CRM-Software erkennt, wenn Angaben nicht zusammenpassen und liefert einen Korrekturvorschlag.
  • Dank der phonetischen Suche können Adressen leicht gefunden werden. So wird "Herr Meyer" von der Firma "Schmitt & Co." auch gefunden, wenn nach "Maier" von "Schmidt & Co." gesucht wird.
  • Referenzdatenbanken von Adressdienstleistern wie bedirect oder YellowMap prüfen, korrigieren und reichern Adressen nach Bedarf an.
  • Direkt aus dem Adressdatensatz lässt sich der Standort darstellen und eine Routenplanung starten.
  • Der Zugriff auf Adressen kann beliebig eingeschränkt werden, z. B. öffentlicher Zugriff, benutzersensitiv nach bestimmten Teilnehmern oder privater Zugriff.
  • Durch die Integration sozialer Netzwerke können Informationsquellen wie Facebook, Xing oder Twitter genutzt werden, um z. B. fehlende Kontaktinformationen anzureichern. Der Zugriff auf die Social Media Funktionen erfolgt mit persönlicher Anmeldung in Echtzeit.

Kundenakte

  • Die Kundenakte liefert alle Informationen rund um den Kunden.
  • Alle Einträge zu einer Adresse wie E-Mails, Termine und Aufgaben, Dokumente, Bestellungen, Warenwirtschaftsbelege sowie die gesamte Korrespondenz sind in der Kundenakte übersichtlich dargestellt.
  • Sie sparen Zeit, da Kundeninformationen strukturiert, chronologisch und unternehmensweit verfügbar sind.
  • Aus der Kundenakte heraus können weitere Einträge erstellt oder bestehende editiert werden.
  • Schon beim Läuten des Telefons hat der Mitarbeiter alle Informationen zum Kontakt im Zugriff.

Termine

  • Termine werden in einer Tages-, Wochen- oder Monatsansicht angezeigt.
  • Ein Team- und Ressourcenkalender zeigt die geblockten Termine von Kollegen oder z. B. belegte Schulungsräume.
  • Wiederholungs-, Ganztags- oder Gruppentermine können angelegt werden.
  • Sie suchen assistentengestützt nach freien Terminen mit mehreren Mitarbeitern und Ressourcen (Besprechungsräume, Poolfahrzeuge, Beamer, usw.).
  • Terminänderungen werden per Drag & Drop durch Schieben auf ein leeres Zeitfenster dorthin verlagert.
  • Die Überschneidungsprüfung weist darauf hin, wenn Paralleltermine stattfinden.
  • Eine Alarmfunktion vor dem Termin lässt sich einstellen, ebenso wie eine Benachrichtigung bei neuen Terminen. Sind mehrere Teilnehmer eingetragen, kann jeder Teilnehmer die Alarmierung für sich persönlich einstellen und ändern.
  • Termine können aus dem Outlook Exchange Kalender in die CRM-Software integriert werden.
  • Der iCAL-Formats für den einfachen Datenaustausch wird unterstützt.

Aufgaben und Wiedervorlagen

  • Die CRM-Software verwaltet u. a. Anforderungen, Reklamationen und Serviceanfragen.
  • Aufgaben lassen sich als Wiedervorlagen mit Alarmierung anlegen sowie in die Kalenderansicht integrieren.
  • Aufgaben können an andere Mitarbeiter delegiert und nachverfolgt werden.
  • Bei Fälligkeit informiert die Alarmfunktion die entsprechenden Mitarbeiter.
  • Der Bearbeitungsstatus einer Aufgabe wird in Prozent angezeigt. Auch die Bearbeitungsdauer einer Aufgabe ist sichtbar.
  • Aufgaben und Wiedervorlagen können nach A-B-C priorisiert werden.

(Quelle: CAS Software AG)

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