Werkzeugverwaltung A-Z

Möchte man ganz frei von Einschränkungen, bei der Erfassung und Auswertung der Aus- und Rückgabevorgänge sein, so bietet Individualsoftware z.B. auf der Basis einer Access-Datenbank die größten Freiheiten. In der Datenbank werden die Informationen zu Werkzeugen und Mitarbeitern abgelegt. Wird ein Gerät dann ausgeliehen oder zurück gegeben, greift man auf diese Informationen zu.

Ein PC oder Tablet, dass in der Werkzeugausgabe steht, soll die Möglichkeit schaffen die Vorgänge direkt zu erfassen. Auf dem Werkzeug selber kann eine Nummer oder ein Barcode zur Kennzeichnung verwendet werden. Mit einem Barcodescanner kann diese Nummer dann ausgelesen werden.

Je nach Benutzerwunsch können zahlreiche Berichte und Auswertungen erstellt werden.

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Alle Aus- und Rückgabevorgänge sollen lückenlos dokumentiert werden. Ergeben sich Lücken, so sollte das System darauf hinweisen und nur bestimmten Benutzern ermöglichen diese zu bearbeiten. Weiterhin sollte die Dokumentation über einen längeren Zeitraum erfolgen und sicher abgelegt sein.

Die vorliegende Information muss komfortabel und schnell durchsuchbar sein, dass heißt. nach unterschiedlichen Kriterien z.B. Datum, Name, Werkzeugkategorie muss eine Filterung möglich sein.

Nur wenn das System Fälschungs- und Manipulationssicher ist, gewinnt man das Vertrauen der Mitarbeiter. Neben der fälschungssicheren Dokumentation von Aus- und Rückgabevorgängen steht auch die fälschungssichere Kennzeichnung von Maschinen, Geräten und Werkzeugen.

In einigen Programmen für Handwerker oder anderer Software zur Betriebsverwaltung ist eine Maschinenverwaltung enthalten. Meist stützen sich diese Systeme auf das Inventar eines Betriebes in dem wichtige Investitionsgüter und Betriebsmittel erfasst werden. Vernachlässigt werden dabei ggf. geringwertige Wirtschaftsgüter unterhalb einer bestimmten Kostenschwelle.

Um das System nutzen zu können, sollte ein Arbeitsplatz in der Werkzeugausgabe stehen. Hier können dann alle Bewegungen der erfassten Maschinen aufgezeichnet werden. Dazu werden entsprechende Einträge in der Handwerkersoftware erstellt.

Neben den Maschinen müssen alle Mitarbeiter erfasst sein, die Maschinen ausleihen können.

Betriebs- und Anschaffungskosten spielen eine nicht unerhebliche Rolle bei der Entscheidung zum richtigen System. Dabei müssen Kosten und Nutzen gegeneinander abgewogen werden.

Das klassische System zur Verwaltung von Betriebsmitteln ist die Verwendung von Lagerkarten. Jeder Maschine wird eine Karte zugeordnet und Zu- und Abgänge werden dort erfasst. Dabei kann auch der Zustand des Werkzeuges erfasst werden. Innerhalb des Karteikastens können Reiter/Trennblätter für unterschiedliche Lagerorte oder Werkzeugkategorien geführt werden. Die einzelnen Vorgänge werden durch die Unterschrift des ausgebenden und empfangenden Mitarbeiters bestätigt. Der Karteikasten steht in der Werkzeugausgabe. Zum Schutz vor unbefugter Benutzung kann er abgeschlossen werden.

Die Maschinenkladde liegt an der Werkzeugausgabe aus. Dort werden vom zuständigen Lageristen die Aus- und Rückgabevorgänge eingetragen. Zur Bestätigung der Entgegennahme kann die Unterschrift in der jeweiligen Zeile hinterlegt werden. Zur besseren Identifikation sollten die einzelnen Maschinen mit Nummern gekennzeichnet werden. Zusätzlich zu den Aus- und Rückgabevorgängen kann beim jeweiligen Mitarbeiter noch ein Eintrag hinterlegt werden, dass ein Werkzeug benutzt wurde. Die Kladde kann entweder nach Aus- und Rückgabevorgängen oder nach Mitarbeitern geführt bzw. sortiert werden.

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Die Excel-Liste ersetzt das handgeschriebene Maschinenbuch. Dazu sollte ein Computer an der Werkzeugausgabe stehen, auf dem die entsprechende Datei abgelegt wird. In der Excel-Liste wird dann die Aus- und Rückgabe von Werkzeugen verbucht. Dabei können auch weitere Details wie der Ort oder die Person vermerkt werden, die am Vorgang beteiligt sind.

Zur Identifikation der einzelnen Werkzeuge können Etiketten am Werkzeug angebracht werden. Werden Werkzeuge, Maschinen und Geräte bereits mit ihren jeweiligen Bezeichnungen hinterlegt, so können Verwechslungen vermieden werden.

Über die von Excel oder einer anderen Tabellenkalkulation zur Verfügung gestellten Funktionen kann die Liste bequem ausgewertet werden. Sind weitere Spalten für zusätzliche Informationen notwendig, kann man diese ergänzen.

Ein zuverlässiges System zur Maschinenverwaltung muss für Mitarbeiter und Geschäftsleitung nachvollziehbar und transparent sein. D.h. der Mitarbeiter bekommt Kenntnis davon, wann er im System erfasst wird und wofür er Verantwortung trägt. Im Folgenden muss es für Ihn nachvollziehbar sein, was das System über Ihn und seine Tätigkeiten erfasst.

Um die Information über ausgegebene Werkzeuge und deren Standorte sinnvoll nutzen zu können, ist es erforderlich sie ortsunabhängig verfügbar zu machen. Fehlt ein Werkzeug oder muss es ersetzt werden, kann man schnell ermitteln wo Ersatz zu finden ist.

Jeder Mitarbeiter erhält eine bestimmte Anzahl von Werkzeugmarken. Diese Werkzeugmarken sind ihm zugeordnet (z.B. sein Name oder Mitarbeiternummer ist dort eingraviert). Wird ein Werkzeug von ihm entliehen, gibt er eine Marke ab und diese wird am Standplatz des Werkzeuges aufgehangen. Das System kann durch die Abgabe von zwei Marken erweitert werden. Die zweite Marke wird dann an einer gut sichtbaren Tafel aufgehangen, die nach Namen oder Mitarbeiternummern geordnet wird. Damit lässt sich dann ermitteln, wieviele Werkzeuge ein Mitarbeiter zur Zeit hat.

Ausgehend davon, dass Werkzeuge immer unter Verschluss sein sollten, gibt es die Möglichkeit Werkzeugschränke zu erweben, die die Aus- und Rückgabe von Werkzeugen überwachen und protokollieren.

Eine Investition in eine Werkzeugverwaltung muss auch für zukünftige Anforderungen offen sein. Neben der reinen Dokumentationsfunktion können noch weitere Funktionen rund um das Werkzeug erforderlich werden. Diese sollte ein System in Zukunft abbilden können.